Der Q&A-Prozess, Fragesteller, Experte, Clearer, Beobachter
Der Q&A Prozess
In Architrave können Sie beliebig viele Q&A-Prozesse (z.B. für Ankauf, Verkauf, Mietvertragsfreigabe und Bewertung) anlegen. Sowohl die zugehörigen Assets als auch die beteiligten Nutzer und Nutzergruppen (Fragesteller, Experten, Clearer, ...) sind dabei für jeden Q&A-Prozess individuell administrierbar.- Achten Sie während des Setups bitte darauf, dass Sie den Nutzern und Nutzergruppen alle Rechte zuweisen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben im Q&A-Prozess wahrnehmen zu können. Eine Bietergruppe muss bspw. zumindest Leserechte erhalten, um im Q&A-Prozess Fragen stellen zu können.
Fragesteller
Damit ein Nutzer im System Fragen stellen kann, muss er in den User-Settingseiner Nutzergruppe zugeteilt sein. Anschließend wird diese Gruppe dann im jeweiligen Q&A-Prozess als Fragestellergruppe hinterlegt.
In der Fragenübersicht kann der Fragesteller alle eigenen und Fragen seiner Nutzergruppe einsehen. Fragen von anderen Nutzergruppen kann er nicht einsehen. Auch in die interne Kommunikation zwischen Experten und Clearern hat er keinen Einblick.
- Erst wenn eine Frage beantwortet und freigegeben wird, erhält der Fragesteller eine E-Mail Benachrichtigung und kann die freigegebene Antwort einsehen.
Experte
Der Experte ist für die Beantwortung der Fragen verantwortlich. Nutzer können für den gesamten Q&A Prozess als Experten hinterlegt werden, aber auch Variationen der Experten auf Basis einzelner Ordner sind möglich.
- Der zuständige Experte erhält eine Benachrichtigung per E-Mail sobald eine neue Frage von einem Fragesteller eingeht, eine Antwort vom Clearer abgelehnt wurde oder eine Frage länger als 3 Tage auf ihre Antwort wartet.
Clearer
Der Clearer ist für den gesamten Q&A-Prozess verantwortlich. Er überprüft die Antworten der Experten und gibt Sie entweder frei oder lehnt sie mit einer Begründung ab. Des Weiteren kann er bestehende Fragen an andere Experten zuweisen oder selbst Antworten verfassen. Beantwortet der Clearer eine Frage selbst, so wird diese direkt freigegeben.
- Der Clearer erhält E-Mail Benachrichtigungen bei neuen Antworten.
Beobachter
Der Beobachter hat dieselben Leserechte wie der Clearer und kann somit den gesamten Q&A-Prozess verfolgen. Er kann allerdings nicht aktiv in den Prozess eingreifen: Fragen beantworten, Antworten freigeben oder ablehnen ist ihm nicht erlaubt.
- Der Beobachter erhält keine E-Mail Benachrichtigungen aus dem Q&A-Prozess.