Der Document Organizer

Aufbau, Echtzeitsuche, Navigieren, Dokumentenvorschau, Symbole, Ansicht ‘Alle Dokumente‘, Index-Button, Zurück-Button, Funktionen auf Ordner anwenden, Funktionen auf Dokumente anwenden, Ordner oder Dokumente in ein anderes Asset verschieben

Öffnen Sie den Document Organizer mit einem einfachen Klick auf das gewünschte Asset. Hier finden Sie sämtliche für das Asset hinterlegte Dokumente und können diese verschieben, kopieren, löschen, bearbeiten, herunterladen oder direkt in der Dokumentenvorschau öffnen. Darüber hinaus stehen zusätzliche Benachrichtigungs- und Freigabefunktionen zur Verfügung.

Aufbau 

Der Document Organizer ist in drei übersichtliche Bereiche unterteilt:

1 Asset-Information und Navigation

2 Index (Ordnerstruktur)

3 Dokumentenliste

Die Echtzeitsuche im Document Organizer

Auch im Document Organizer steht Ihnen die Echtzeitsuche zur Verfügung. Damit werden sowohl Ordner als auch Dokumente gefiltert. 

Navigieren in der Ordnerstruktur

Klicken Sie auf einen Ordner, um die enthaltenen Dokumente im rechten Bereich anzuzeigen. Der angeklickte Ordner erscheint blau hinterlegt. Befinden sich in einem Ordner weitere Unterordner, wird dies mit einem schwarzen Pfeil angezeigt. 

 

 

 

Mit Klick auf den schwarzen Pfeil wird die gewählte Ebene ausgeklappt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mit diesem Button wechseln Sie in den übergeordneten Ordner. Daneben wird der Pfad zum aktuellen Ordner angezeigt. Die Elemente des Pfades sind anklickbar und können somit auch zur Navigation benutzt werden. 

Die Dokumentenvorschau

PDF-Dokumente und Bilder (*.png, *.jpg, *.tif) lassen sich direkt im Vorschaufenster des Document Organizers anzeigen. Einfach auf das Dokument klicken und die Vorschau wird eingeblendet. In mehrseitigen Dokumenten blättern Sie mit Hilfe der Pfeiltasten oder mit Klick auf die Vorschaubilder. Der Dateiname wird über dem Vorschaufenster angezeigt. Klicken Sie einfach auf den Namen, um ihn direkt in der Vorschau anzupassen. Über das X in der oberen rechten Ecke wird die Vorschau wieder geschlossen.

Ordner und Dokumenten Symbole

Schnell erkennen Sie gefüllte Ordner an der schwarzen Schrift. Wird ein Ordner grau angezeigt, wurden hier noch keine Dokumente hinterlegt. 

 

Ansicht ‘Alle Dokumente‘

Über diesen Button lassen sich sämtliche Dokumente aus allen Ordnern eines Assets auflisten. Sie können die Dokumente anhand der folgenden Attribute aufsteigend oder absteigend (alphanumerisch) sortieren:

Dokumentenname | Art | Größe | Anzahl der Seiten | Ordnerpfad | Hochgeladen von | zuletzt geändert

Über die Auswahlfelder links können Sie einzelne oder mehrere Dokumente markieren und Funktionen auf diese anwenden. 

Mit Hilfe des Buttons wechseln Sie wieder in die Ordneransicht.

Der Index-Button

Klicken Sie im Document Organizer auf den Index-Button, um den vollständigen Index des Asset einzublenden.

Ansicht des Index. Um zu einem der Ordner zu wechseln, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Namen. 

Der Zurück-Button

Nachdem Sie den Document Organizer aufgerufen haben, gelangen Sie auf Wunsch über den Zurück-Button wieder an Ihren Ausgangspunkt.

Funktionen auf Ordner anwenden

Mit einem Rechtsklick auf Ordner werden im Kontextmenü die verfügbaren Funktionen angezeigt.

 

 

 

 

 

 

Frage stellen	Blendet ein Fenster mit Textfeld ein. Damit lässt sich eine Frage zum Ordner einreichen.
(nicht) Benachrichtigen	Aktiviert/Deaktiviert die E-Mail-Benachrichtigung für neue hochgeladene Dokumente in diesem Ordner. Bei aktiver Benachrichtigung wird ein Briefumschlag neben dem Ordnernamen angezeigt.
Neuer Ordner	Erstellt einen neuen Unterordner mit gewünschtem Namen. Sind im ausgewählten Ordner bereits Unterordner vorhanden, wird der neue Ordner an unterster Stelle eingefügt.
Kopieren	Kopiert den gesamten Inhalt eines Ordners. Nach Auswahl des zu kopierenden Ordners wird der Index eingeblendet, klicken Sie anschließend auf den Zielordner.
Verschieben	Der Ablauf ist identisch zu dem des Kopierens, jedoch wird der ursprüngliche Ordner nicht kopiert, sondern verschoben.
Umbenennen	Blendet ein Textfeld ein, um den Namen des Ordners anzupassen. Die Nummerierung bleibt dabei bestehen.
(nicht) Freigeben	Geben Sie einen transaktionsrelevanten Ordner für die Käuferseite frei bzw. nicht frei (Ordnerabnahme). Nur Dokumente, welche als transaktionsrelevant markiert und in einem freigegebenen Ordner enthalten sind, können von Bietern gesehen werden. Ein freigegebener Ordner wird mit einem grünen Häkchen markiert.
(Nicht) Transaktionsrelevant	Markieren Sie einen Ordner als transaktionsrelevant oder entfernen Sie die Markierung. Transaktionsrelevante Ordner werden mit einem roten Ausrufezeichen versehen.
Hochladen	Öffnet den Dateiexplorer Ihres Systems, um Dateien für das Hochladen auszuwählen. Es ist auch möglich, mehrere Dokumente auf einmal hochzuladen. Alternativ können Sie Dokumente auch per Drag-and-drop einem Ordner hinzufügen. Markieren Sie dazu den gewünschten Ordner und ziehen dann die Dokumente in den Dokumentenbereich.
Löschen	Löscht den gewählten Ordner und seinen Inhalt. Ist ein Ordner als transaktionsrelevant oder freigegeben markiert, ist die Löschfunktion inaktiv. Entfernen Sie zunächst die Markierung, um das Löschen zu ermöglichen.

Funktionen auf Dokumente anwenden

Mit einem Rechtsklick auf Dokumente werden im Kontextmenü die verfügbaren Funktionen angezeigt.

 

Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung stehenden Funktionen von Ihren Berechtigungen abhängen.

 

 

 

Frage stellen	Blendet ein Fenster mit Textfeld ein. Damit lässt sich eine Frage zum Ordner einreichen.
Kopieren	Kopiert das gewählte Dokument. Nach Auswahl wird der Index eingeblendet - klicken Sie dort auf den gewünschten Zielordner.
Verschieben	Der Ablauf ist identisch zu dem des Kopierens, jedoch wird das ursprüngliche Dokument hierbei nicht kopiert, sondern verschoben.
Umbenennen	Blendet ein Textfeld ein, mit welchem Sie den Dokumentenname anpassen können.
Transaktionsrelevant	Markieren sie ein Dokument als transaktionsrelevant, oder entfernen Sie die Markierung. Transaktionsrelevante Dokumente werden mit einem roten Ausrufezeichen versehen und sind für Bieter sichtbar.
Herunterladen	Hiermit laden Sie das gewählte Dokument herunter. Als Speicherort wird der festgelegte Downloadpfad Ihres Internet Browsers verwendet.
Bearbeiten	Bearbeiten Sie Mircrosoft-Office Dokumente mit Ihrem Office-Paket, ohne das Dokument herunterladen und anschließen wieder hochladen zu müssen. Um diese Funktion zu nutzen, muss der ArchClient auf Ihrem System installiert sein. Alle Details zum ArchClient finden Sie auf unserer Website, in der zum Download bereitstehenden Technischen Dokumentation ArchClient.
Löschen	Löscht das gewählte Dokument. Ist ein Dokument als transaktionsrelevant markiert, ist die Löschfunktion ausgegraut und steht nicht zur Verfügung. Entfernen Sie zunächst die Markierung, um das Löschen zu ermöglichen.

Ordner oder Dokumente in ein anderes Asset kopieren/verschieben 

Wählen Sie die Funktion ‚kopieren‘ bzw. ‚verschieben‘ auf den gewünschten Ordner / Dokument, um dann im eingeblendeten Index den Namen des Ziel-Assets einzugeben. Im Anschluss wird der Index des Ziel-Assets eingeblendet und Sie wählen darin einen Zielordner.