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Der Document Organizer

Allgemeines, Navigieren in der Ordnerstruktur, die Dokumentenvorschau

Öffnen Sie den Document Organizer im Cockpit mit einem einfachen Klick auf das gewünschte Asset. Hier finden Sie sämtliche für das Asset hinterlegte Dokumente und können diese verschieben, kopieren, löschen, bearbeiten, herunterladen oder direkt die Dokumentenvorschau öffnen. Darüber hinaus stehen zusätzliche Freigabefunktionen zur Verfügung.

Der Document Organizer ist in drei übersichtliche Bereiche unterteilt:

1 - Asset-Information und Navigation 

2 - Index (Ordnerstruktur) 

3 - Dokumentenliste 

Auch im Document Organizer steht Ihnen die Volltextsuche zur Verfügung.

Suche_Dokumente

 Navigieren in der Ordnerstruktur 

Ordnerübersicht

Klicken Sie auf einen Ordner, um die enthaltenen Unterordner samt Dokumente im rechten Bereich anzuzeigen.

Der angeklickte Ordner ist grau hinterlegt.

Ordnerstruktur_ausgeklappt

Mit Klick auf den schwarzen Pfeil oder Doppelklick auf den Ordner wird die gewählte Ebene ausgeklappt.

Die Dokumentenvorschau

Ordnerinhalt

Durch Klicken auf einen Ordner werden Ihnen alle darin liegenden Unterordner und Dateien angezeigt.

Dokumentenvorschau

PDF-Dokumente und Bilder (*.png, *.jpg, * etc.) lassen sich direkt im Vorschaufenster des Document Organizers anzeigen und umbenennen. Einfach auf das Dokument klicken und die Vorschau wird eingeblendet. Der Dateiname wird über dem Vorschaufenster angezeigt. Über das X in der oberen rechten Ecke können Sie die Vorschau wieder schließen.

Dokumentenübersicht 

Sie können die Dokumente anhand der folgenden Attribute aufsteigend oder absteigend sortieren:

NAME | ART | GRÖSSE | SEITEN | ORDNERNAME | HOCHGELADEN VON | HOCHGELADEN AM

Document_Organizer_Überblick

Über die Auswahlfelder links können Sie einzelne oder mehrere Dokumente markieren und Funktionen auf diese anwenden, oder diese gesammelt herunterladen.

Neue Dokumente werden mit einer gelben Markierung hervorgehoben.

Sie können über den “Alle Dokumente”-Ordner eine Übersicht über alle Dokumente aus allen Ordnern erhalten.

 

Ordner- und Dokumenten Symbole 

Für Ordner:
Ordner ist transaktionsrelevant, jedoch noch nicht freigegeben.

Für Dokumente:
Dokument ist transaktionsrelevant. (somit sichtbar innerhalb einer Transaktion für Bietergruppen) 

Transaktionsrelevanter Ordner ist freigegeben.

 

 

 

Funktionen auf Ordner anwenden

In der Ordnerübersicht gelangen Sie über das Kontextmenü (3-Punkt-Menü) zu den verfügbaren Funktionen.

Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung stehenden Funktionen von Ihren Berechtigungen abhängen.

Ordnerfunktionen

Funktionen_groß

 Frage stellen   Damit lässt sich eine Frage zum Ordner einreichen.
Wichtig: Die Funktion ist nur verfügbar, wenn ein Q&A Prozess für dieses Asset aktiviert ist. 
 Kopieren  Kopiert den gesamten Inhalt eines Ordners. Nach Auswahl des zu kopierenden Ordners wählen Sie den Zielordner in der Struktur, klicken anschließend auf die blaue Linie (erscheint, wenn Sie die Maus darüber bewegen) und wählen den Indexpunkt. 
 Umbenennen  Passen Sie den Namen des Ordners an. Die Index-Nummerierung bleibt dabei bestehen. 
 (Nicht) Freigeben  Geben Sie einen transaktionsrelevanten Ordner für die Käuferseite frei bzw. nicht frei (Ordnerabnahme). Nur Dokumente, welche als transaktionsrelevant markiert und in einem freigegebenen Ordner enthalten sind, können von Bietern gesehen werden. Ein freigegebener Ordner wird mit einem grünen Häkchen markiert. 
(Nicht) Transaktionsrelevant  Markieren Sie einen Ordner als transaktionsrelevant oder entfernen Sie die Markierung. Transaktionsrelevante Ordner werden mit einem roten Ausrufezeichen versehen. 
 Herunterladen   Laden Sie einen Ordner und dessen gesamten Inhalt mit der zugrundeliegenden Ordnerstruktur herunter. Die Daten werden Ihnen als ZIP-Datei per E-Mail zugestellt. 
 Löschen   Löscht den gewählten Ordner und seinen Inhalt. Ist ein Ordner als transaktionsrelevant oder freigegeben markiert, ist die Löschfunktion inaktiv. Entfernen Sie zunächst die Markierung, um das Löschen zu ermöglichen. 
 Hochladen   Der Upload von Dokumenten erfolgt ganz einfach per Drag&Drop in den gewünschten Zielordner. 
 Verschieben 

Es gibt 2 Wege wie Dokumente verschoben werden können:

- über Drag&Drop

- über ein Dialog durch die Action im Kontextmenü 

PLUS_Ordner_anlegenDie Anlage neuer Ordner erfolgt über das „Plus“ unten rechts. 

Funktionen auf Dokumente anwenden

Funktionen_groß

Auf Dokumentenebene gelangen Sie über das Kontextmenü (3-Punkt-Menü) zu den verfügbaren Funktionen.

Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung stehenden Funktionen von Ihren Berechtigungen abhängen.

 Frage stellen  Über diesen Eintrag können Sie eine Frage zum Ordner einreichen.
Wichtig: Nur verfügbar wenn ein Q&A Prozess für dieses Asset aktiviert ist. 
 Kopieren  Kopiert das gewählte Dokument. Nach Auswahl wählen Sie in der Ordnerstruktur den gewünschten Zielordner. 
 Umbenennen   Passen Sie den Dokumentennamen an. 
 (Nicht) Transaktionsrelevant  Markieren Sie ein Dokument als transaktionsrelevant, oder entfernen Sie die Markierung. Transaktionsrelevante Dokumente werden mit einem roten Ausrufezeichen versehen und sind für Bieter sichtbar. 
 Herunterladen  Hiermit laden Sie das gewählte Dokument herunter. Als Speicherort wird der festgelegte Downloadpfad Ihres Internet Browsers verwendet.
 Löschen  Löscht das gewählte Dokument. Ist ein Dokument als transaktionsrelevant markiert, ist die Löschfunktion inaktiv. Entfernen Sie zunächst die Markierung, um das Löschen zu ermöglichen. 
 Verschieben   Um Dateien in einen neuen Zielordner zu verschieben, ziehen Sie diese einfach per Drag&Drop auf der linken Seite in den gewünschten Zielordner. 
 Hochladen 

Der Upload von Dokumenten kann über zwei Wege erfolgen:

- über Drag&Drop in den gewünschten Zielordner

- Über den "Neu" Button unten rechts