Bearbeitung durch Delphi und Qualitätsmanagement

Klassifizierung / Datenextraktion, Anlegen von Dokumenten, Multidocs, Duplikate, Formate, Namenkonvention/ Schreibweisen, Abkürzungsverzeichnis,

Klassifizierung / Datenextraktion

Die Klassifizierung erfolgt ausschließlich über den Inhalt des Dokuments; es werden alle geforderten Daten aus den Dokumenten selbst extrahiert – nicht aus dem Original-Dokumentennamen. Es werden lediglich die in der Namenskonvention geforderten Daten (ohne Zusätze wie "Nr.", wenn eine Zahl gefordert wird), extrahiert. Sind mehrere Inhalte/Datenfelder zu erfassen, werden diese zu extrahierenden Daten grundsätzlich alle automatisch durch einen Unterstrich getrennt im neuen Dokumentennamen dargestellt. Innerhalb eines Datenfelds werden keine Unterstriche verwendet. Eine fehlerhafte Rechtschreibung wird nicht übernommen, sondern der neuen deutschen Rechtschreibung entsprechend angepasst. Die Auswahl der Dokumentenklassen erfolgt auch über Abgrenzung zu anderen Klassen (Beispiel: Wartungsprotokolle sind im Architrave Standard in Gewerke aufgeteilt; kann ein Wartungsprotokoll nicht einwandfrei einem Gewerk zugeordnet werden, wird es als „Wartungsprotokoll Sonstiges“ klassifiziert.) Es wird stets das Hauptdokument identifiziert und mitgescannte Deckblätter oder Anschreiben ignoriert. Dokumente, welche nicht eindeutig einer Dokumentenklasse zugewiesen werden können, werden in dem Ordner „Nicht klassifizierbar“ mit dem Namen „Unbekannt_Initialer Dokumentenname (Upload-Name)“ abgelegt und können so jederzeit durch die User weiterbearbeitet, z. B. verschoben oder umbenannt, werden.

Anlage von Dokumenten

Durch einen Kommentar des Uploaders beim Upload kann definiert werden, welche Dokumente als Anlagen zu welchen Dokumenten zu betrachten sind, wenn beispielsweise Anlagen zu bereits im Datenraum vorhandenen Dokumenten hochgeladen werden. Diese können daraufhin entsprechend dem Hauptdokument klassifiziert werden und erhalten den Zusatz „Anlage“ bzw. den vom Uploader gewünschten Zusatz. Werden gleichzeitig ein Hauptdokument und mehrere Anlagen hochgeladen, ist es möglich, dass der Uploader während des Uploads die Anlagen mit dem Hauptdokument verlinkt. Es können beliebig viele Dokumente mit einem Hauptdokument verlinkt werden. Die Zuordnung und Klassifizierung werden dadurch nicht beeinträchtigt.

Multidocs

Besteht ein gescanntes Dokument aus mehreren Dokumenten verschiedener Dokumentenklassen (= Multidoc), bilden prinzipiell die erste/n Seite/n des Dokuments die Klassifizierungsgrundlage, da in der Regel davon auszugehen ist, dass es sich um ein Hauptdokument inkl. Anlagen handelt. Das Dokument wird entsprechend dem identifizierten Hauptdokument klassifiziert: Ein Wohnraummietvertag inkl. eines Grundrisses wird immer als Wohnraummietvertrag klassifiziert. Es gibt im neuen Dokumentennamen keinen Verweis auf etwaige Anlagen.

Je nach Aufbau des Dokuments kann sich der relevante Part weiter hinten im Dokument befinden und wird dann priorisiert klassifiziert.

Beispiel 1: Liegt eine Rechnung zur Wartungsleistung inkl. dem Wartungsprotokoll in einem Dokument vor, wird das Wartungsprotokoll klassifiziert und in den ergänzenden Informationen der Zusatz „inkl. Rechnung“ vermerkt.

Beispiel 2: Liegt ein Mietanpassungsschreiben inkl. einer neuen Dauermietrechnung in einem Dokument vor, wird die Mietrechnung klassifiziert.

Beispiel 3: Liegt ein Bauantrag mit der dazugehörigen Baugenehmigung vor (meist als komplette Bauakte), wird die Baugenehmigung klassifiziert.

Duplikate

Werden mehrfach dieselben Dokumente hochgeladen, werden sie derzeit nicht als Duplikate erkannt, sondern lediglich identisch klassifiziert, benannt und durchnummeriert im Datenraum dargestellt.

Beispiel:

Grundbuchauszug_Teltow_234_2020-01-01.pdf

Grundbuchauszug_Teltow_234_2020-01-01 (2).pdf

Grundbuchauszug_Teltow_234_2020-01-01 (3).pdf

etc.

Formate

Die folgenden Datei-Typen werden derzeit durch DELPHI/Qualitätsmanagement verarbeitet: bmp, ctb (Plotdatei AutoCad), dng, doc(x), dwg, dxf, gif, Grafikdateien wie: max, vrmesh, tga, psd, eps, MOV und gif, htm(l) (Websites), jp(e)g, ldb (Microsoft Access), msg, pdf, PLT, png, ppt(x), rar und zip (werden entpackt), rtf, thmx, tif, txt, vwx, vxm (Plandateien wie dwg), xls(x), xlsm

Namenskonvention / Schreibweisen

Um sicherzustellen, dass vereinheitlicht wiederkehrende Begrifflichkeiten verwendet werden, wurden u.a. die folgenden Benamungsregeln definiert:

Schreibweise Geschosse:

TG, KG, UG, EG, OG1, OG2, DG Unregelmäßigkeiten werden ausgeschrieben (z. B. Galerieebene, Zwischengeschoss, Technikebene, etc.) Schreibweise

Vertragspartner/Firmenname:

Firmennamen werden genauso geschrieben, wie sie im Dokument vorkommen; es wird die Groß und Kleinschreibung beachtet sowie die Gesellschaftsform stets erfasst.

Schreibweise Hausnummern:

Es werden keine Nullen vor einstellige Hausnummern geschrieben. Buchstaben werden in klein direkt an die Nummer gesetzt (Beispiel: 1a)

Schreibweise Bauvorhaben:

Da die Titel von Baugenehmigungen sehr lang sein können, wird er gekürzt, indem z. B. Artikel weglassen werden. Beispiel: Umbau eines Lagerhauses zu einem Bürogebäude → Umbau Lagerhaus zu Bürogebäude

Schreibweise Planinhalt:

Der Planinhalt wird dem Plankopf entnommen. Himmelsrichtungen werden wie folgt erfasst: Nord, Ost, Süd, West sowie NO NW SW etc.

Schreibweise Aufzählung:

Werden z. B. mehrere technische Anlagen im Dokument aufgeführt und die Namenskonvention verlangt als Datenfeld eine Anlagennummer, erscheint im neuen Dokumentennamen lediglich die erste Anlagennummer und die Abkürzung „u.a.“.

Schreibweise Datum:

Besteht das vorliegende Datum nur aus Monat und Jahr oder lediglich dem Jahr, wird jeweils der 1. Tag eines Monats gewählt. Beispiel: (Januar) 2020 → 01.01.2020 bzw. 2020-01-01

Schreibweise des Datenfelds „Dargestellter Zeitraum“:

Beispiel Jahr: 01.01.2018-31.12.2018 → 2018 Beispiel Quartal: 01.01.2018-31.03.2018 → 2018 Q1 Beispiel mehrere Monate: 06.2016-10.2017 → 2017-10 - 2016-06 (aktuelleres Datum zuerst)

Schreibweise des Datenfelds „Ergänzende Informationen zur Benennung“:

Beziehen sich klar erkennbar Dokumente z. B. auf bestimmte Gebäudeteile, kann dies hier vermerkt werden.

Abkürzugsverzeichnis

Im Folgenden ist definiert, welche Abkürzungen im neuen Dokumentennamen Anwendung finden dürfen.