Dokumentenklasse, Datenfeld, Standard, Namenskonvention/ Aufbau neuer Dokumentenname, Index, Mapping
Dokumentenklasse
Für eine strukturierte und ordentliche Dokumentenablage muss eine Definition für jede Art von Dokument gefunden werden: Dokumentenklassen (Synonyme können sein: Kategorien, Dokumententypen, etc.) Eine Dokumentenklasse ist eine Form, ein Dokument eindeutig zu beschreiben, zu definieren und in homogene Einheiten zusammenzufassen. Dokumente einer Dokumentenklasse sind thematisch gleich. Darüber hinaus ähneln sie sich oft optisch. Die Dokumentenklassen haben neben ihren einzigartigen Namen eine sogenannte interne Class-ID zur einwandfreien Identifizierung. Auch wenn sich der Name einer Dokumentenklasse ändert (z. B. durch Abkürzung), ist daher sichergestellt, dass es sich nach wie vor um dieselbe Dokumentenklasse handelt (Beispiel: Handelsregisterauszug wurde zu HRA). Der Dokumentenklassenname ist stets der erste Teil des neuen Dokumentennamens. Bisher hat Architrave 378 Dokumentenklassen etabliert.
Datenfeld
Zusammen mit dem Dokumentenklassennamen bilden die extrahierten Datenfelder den neuen Dokumentennamen. Ein Datenfeld ist eine wichtige, das Dokument betreffende Information, die dabei hilft, besser auf den Inhalt des Dokuments zu schließen und es von anderen Dokumenten abzugrenzen. Bisher hat Architrave 62 Datenfelder etabliert. Jede Dokumentenklasse hat individuelle Datenfelder.
Standard
Ein Standard definiert Dokumentenklassen und die jeweils dazugehörigen Datenfelder. Der Architrave Standard enthält derzeit 378 Dokumentenklassen und 62 verschiedene Datenfelder.
Namenskonvention/ Aufbau neuer Dokumentenname
Die Namenskonvention definiert den Aufbau des neuen Dokumentennamens, die Anordnung der Datenfelder innerhalb des neuen Dokumentennamens, sowie das Datumsformat. Dokumentenklasse und Datenfelder bilden den neuen Dokumentennamen und werden mittels Unterstrich voneinander getrennt dargestellt. Innerhalb eines Datenfelds werden keine Unterstriche verwendet. Das vorletzte Datenfeld einer jeden Dokumentenklasse ist stets ein generisches Freitextfeld („Ergänzende Informationen zur Benennung“), das letzte Datenfeld fordert stets ein Datum (meist das Erstellungsdatum) und wird im Format JJJJ-MM-TT dargestellt.
| Aufbau Dokumentenname | Dokumentenklassenname_Datenfeld1_Datenfeld2_Datenfeld3.pdf |
| Beispiel-Aufbau Dokumentenname anhand der Klasse A0700 Grundbuchauszug: | Grundbuchauszug_Grundbuch von_Grundbuch Blatt Nr._Ergänzende Informationen zur Benennung_Erstellungsdatum (Ausdruck) |
| Beispiel-Dokumentenname anhand der Klasse A0700 Grundbuchauszug: | Grundbuchauszug_Teltow_234_2020-01-01.pdf |
Index
Der Standard und die Namenskonvention bleiben stets gleich, während der Index variabel ist und durch das Mapping bestimmt wird. Ein Index gibt eine übergeordnete Struktur für die Dokumentenklassen vor. Diese Struktur bildet sich in Ordnern ab, in welche die klassifizierten Dokumente abgelegt werden.
Mapping
Das Klassenmapping beschreibt den Vorgang der Zuordnung von Dokumentenklassen innerhalb des gewünschten Index‘. Die Dokumentenklassen sind Index-unabhängig. So können automatisiert Flurkarten in einem Index unter Punkt 1.2.1 und in einem anderen Index unter Punkt 1.1 abgelegt werden – siehe nachstehende Grafik. Ein Index kann diverse Ordnerlevel haben – bedeutet: Ein Ordner hat beliebig viele Unterordner, die wiederum beliebig viele Unterordner haben können.
